Lettre de remise de pénalité Form 5472 : rédiger la déclaration de reasonable cause (avec modèle)

Une pénalité de 25 000 $ pour un Form 5472 n'est pas définitive. La réglementation qui la prévoit, Treas. Reg. §1.6038A-4(b), permet à l'IRS de l'annuler lorsque la LLC « acted in good faith and there is reasonable cause » (a agi de bonne foi et avait une cause raisonnable). Elle demande aussi à l'IRS d'appliquer cette exception « liberally » (avec souplesse) aux petites sociétés qui ne connaissaient pas la règle. C'est votre lettre qui en apporte la preuve.

Ce guide explique ce que la lettre doit contenir, comment la rendre convaincante et où l'envoyer. Il se termine par un modèle à adapter. Sauf mention d'une autre source, les règles viennent de Treas. Reg. §1.6038A-4(b) et de la section du manuel de l'IRS consacrée à cette pénalité, l'IRM 20.1.9.5.

En bref :

• La réglementation exige « an affirmative showing of all the facts alleged as reasonable cause » (l'exposé de tous les faits invoqués) dans « a written statement containing a declaration that it is made under penalties of perjury » (une déclaration écrite faite sous peine de parjure). Une lettre courte, générique ou non signée ne remplit pas ces conditions.
• Pour une « small corporation » (chiffre d'affaires brut de 20 000 000 $ au plus), l'IRS « shall apply the reasonable cause exception liberally » (applique l'exception avec souplesse) si elle ignorait la règle, a une présence limitée aux États-Unis et répond rapidement et complètement aux demandes de l'IRS. Construisez votre lettre autour de ces trois points.
• Déposez d'abord toutes les années manquantes. Le manuel recommande que la reasonable cause « not be considered for any year until all delinquent returns have been filed » (ne soit examinée pour aucune année tant que toutes les déclarations en retard ne sont pas déposées).
• La reasonable cause s'arrête au plus tard 90 jours après l'avis de l'IRS : elle ne peut pas effacer la pénalité de continuation. Ne laissez jamais un avis sans réponse.
• Si la pénalité a été appliquée automatiquement à un Form 1120 pro forma déposé en retard, l'année la plus ancienne peut aussi bénéficier de la First Time Abate (FTA).
• En cas de refus, la lettre de l'IRS indique comment faire appel. Pour les pénalités, l'IRS laisse en général 30 jours.

Quand vous avez besoin de cette lettre

Il y a deux moments, et la lettre est presque la même dans les deux cas.

1. Quand vous déposez en retard, avant que l'IRS ne vous écrive. Joignez la déclaration à chaque Form 5472 et Form 1120 pro forma en retard. L'IRS prévient que cela ne garantit rien : « During the processing of the delinquent information return, penalties may be assessed without considering the attached reasonable cause statement. It may be necessary for taxpayers to respond to specific correspondence from the IRS and submit or resubmit reasonable cause information » (procédure des déclarations internationales en retard). Autrement dit, la pénalité peut être appliquée sans que la lettre jointe soit lue, et il faudra peut-être la renvoyer en réponse à un courrier. Le manuel de l'IRS confirme que la pénalité « may be systemically asserted » (peut être appliquée automatiquement) quand un Form 5472 en retard arrive joint à un Form 1120 en retard.
2. Après réception d'un avis de pénalité. Une fois la pénalité appliquée, le manuel de l'IRS indique qu'un CP215, Notice of Penalty Charge, est envoyé. Vous renvoyez alors la déclaration, en réponse à cet avis. C'est cette demande qui est examinée.

Déposer d'abord en joignant la déclaration reste utile : cela montre votre bonne foi dès le départ, et la lettre est prête quand l'avis arrive.

Ce que l'IRS doit voir : la règle propre au Form 5472

La pénalité du Form 5472 a sa propre règle de reasonable cause, écrite pour la section 6038A. Elle est plus favorable aux associés étrangers que les règles générales dont s'inspirent beaucoup de modèles.

1. Bonne foi et reasonable cause, démontrées par écrit. La section 1.6038A-4(b)(1) excuse un manquement « if an affirmative showing is made that the taxpayer acted in good faith and there is reasonable cause ». Le paragraphe (b)(2)(i) ajoute que la société « must make an affirmative showing of all the facts alleged as reasonable cause for the failure in a written statement containing a declaration that it is made under penalties of perjury ».

2. La règle des petites sociétés. Le paragraphe (b)(2)(ii) est la phrase la plus utile pour un fondateur à l'étranger :

« The District Director shall apply the reasonable cause exception liberally in the case of a small corporation that had no knowledge of the requirements imposed by section 6038A; has limited presence in and contact with the United States; and promptly and fully complies with all requests by the District Director to file Form 5472, and to furnish books, records, or other materials relevant to the reportable transaction. A small corporation is a corporation whose gross receipts for a taxable year are $20,000,000 or less. »

En français : l'exception est appliquée avec souplesse à une petite société (chiffre d'affaires brut de 20 000 000 $ au plus) qui ignorait les obligations de la section 6038A, a une présence et des contacts limités avec les États-Unis, et répond rapidement et complètement à toutes les demandes de l'IRS. Trois conditions, que votre lettre doit prouver une par une :

3. Les faits et circonstances. Le paragraphe (b)(2)(iii) précise que la décision « is made on a case-by-case basis, taking into account all pertinent facts and circumstances » (au cas par cas, selon tous les faits), et que la reasonable cause peut inclure « an honest misunderstanding of fact or law that is reasonable in light of the experience and knowledge of the taxpayer » (une erreur de bonne foi sur les faits ou le droit, raisonnable au vu de l'expérience et des connaissances du contribuable).

Pourquoi ne pas copier un modèle générique. La page générale de l'IRS sur la remise de pénalités indique que, pour les pénalités de dépôt ou de paiement tardif, la « lack of knowledge » (l'ignorance) ne suffit en général pas. La réglementation du Form 5472 est différente : l'ignorance est l'une des trois conditions qu'elle cite pour les petites sociétés. Une lettre qui ne cite que les règles générales, ou qui invoque une maladie ou une catastrophe quand ce n'est pas votre histoire, passe à côté de la règle qui vous aide vraiment.

Le chapitre général du manuel va dans le même sens. Sur l'ignorance de la loi, l'IRM 20.1.1.3.2.2.6 admet une reasonable cause si « the taxpayer was unaware of a requirement and could not reasonably be expected to know of the requirement » (le contribuable ignorait l'obligation et ne pouvait raisonnablement pas la connaître). Elle tient compte de facteurs comme « the taxpayer's education » (sa formation), le fait qu'il « has previously been subject to the tax » (ait déjà été soumis à cette obligation), et « the level of complexity of a tax or compliance issue » (la complexité de la question) (IRM 20.1.1).

Avant d'écrire : trois vérifications

1. Toutes les années manquantes sont déposées. Selon l'IRM 20.1.9.5.5, « it is recommended that reasonable cause not be considered for any year until all delinquent returns have been filed ». Déposez-les toutes d'abord ; notre guide de régularisation montre comment.
2. Le délai de 90 jours. Le manuel est clair : « the latest date reasonable cause can exist is 90 days from the date of notification of the failure by the Service. … As such, there is no reasonable cause exception for this penalty ». La pénalité visée est la pénalité de continuation de 25 000 $ par période de 30 jours. Si vous avez reçu un avis, déposez les déclarations manquantes dans les 90 jours.
3. Votre récit tient la route. La réglementation demande « all the facts » (tous les faits), et une fausse déclaration sous peine de parjure est bien plus grave que la pénalité. N'écrivez que ce que vous pouvez justifier par des documents.

Ce que contient une déclaration solide

Cinq parties, dans cet ordre.

1. L'identification. Le nom et l'EIN de la LLC, chaque année concernée, le montant de la pénalité, le numéro et la date de l'avis si vous en avez un, et la section en cause : « section 6038A(d) ».
2. La demande. Une phrase qui demande l'annulation de la pénalité pour chaque année au titre de Treas. Reg. §1.6038A-4(b) et, le cas échéant, de la First Time Abate (voir plus bas).
3. Les faits, dans l'ordre chronologique. Quand et pourquoi la LLC a été créée, qui s'est occupé de la création, ce que vous saviez, comment vous avez découvert le Form 5472, et la date exacte de dépôt de chaque déclaration. Les questions du manuel de l'IRS font un bon plan : « What happened and when did it happen? … Once the facts and circumstances changed, what attempt did the taxpayer make to comply? » (que s'est-il passé et quand ? une fois la situation changée, qu'a fait le contribuable pour se mettre en règle ?).
4. L'argumentation. Un paragraphe par condition des petites sociétés, chacun avec ses preuves.
5. La déclaration et la signature. La mention sous peine de parjure, puis la signature de l'associé de la LLC avec votre fonction (par exemple « Sole member »). Sur le Form 843, l'IRS exige que le dirigeant d'une société signe « and the officer's title must be included » (avec sa fonction).

Pièces à joindre (des copies, jamais les originaux) :

• les documents de création et la facture ou l'e-mail de bienvenue du prestataire de création, qui montrent ce qui était inclus ou non ;
• une preuve de votre lieu de résidence (par exemple un certificat de résidence ou un avis d'imposition de votre pays) ;
• les relevés bancaires de la LLC, qui montrent peu ou pas d'opérations aux États-Unis ;
• la preuve de la date de dépôt de chaque déclaration en retard (rapport de transmission du fax ou suivi postal) ;
• l'avis de l'IRS, le cas échéant.

Ce qui affaiblit la lettre

• Rejeter la faute sur le prestataire ou le comptable. La réglementation précise que se fier à un professionnel « does not necessarily demonstrate reasonable cause » (ne démontre pas forcément une reasonable cause), sauf si, « under all the circumstances, the reliance was reasonable » (au vu de toutes les circonstances, cette confiance était raisonnable). Si quelqu'un vous a conseillé, expliquez ce qu'il savait et ce qu'il vous a dit, et joignez-le.
• « J'ai oublié ». Selon le manuel de l'IRS, l'oubli « generally … does not provide a basis for reasonable cause » (ne justifie en général pas une reasonable cause), et la responsabilité de déposer « cannot be delegated » (ne peut pas être déléguée).
• Les formules vagues. « Pour des raisons indépendantes de notre volonté », sans date ni fait, c'est l'inverse de l'exposé des faits que demande la réglementation.
• Des faits qui contredisent vos déclarations. Si votre Form 5472 montre 40 000 $ d'apports et un entrepôt aux États-Unis, la « présence limitée » doit être expliquée, pas seulement affirmée.
• Attendre. Selon le manuel, la reasonable cause « does not exist if … the taxpayer fails to comply with the tax obligation within a reasonable period of time » : elle disparaît si vous ne vous mettez pas en règle dans un délai raisonnable une fois la situation éclaircie.

La First Time Abate : une voie de plus pour une année

La First Time Abate (FTA) ne s'applique normalement pas au Form 5472 : le manuel précise qu'elle ne vaut pas pour les « event-based filing requirements such as with Form 5472 » (obligations déclaratives ponctuelles comme le Form 5472). Il prévoit une exception, à l'IRM 20.1.9.5.5(3).

Quand la pénalité est appliquée automatiquement parce que le Form 5472 était joint à un Form 1120 en retard, elle peut être annulée au titre de la FTA si le Form 1120 en retard y avait lui-même droit, ou « would have been eligible for FTA abatement but a failure to file penalty wasn't assessed because there was $0 tax due » (y aurait eu droit, mais aucune pénalité n'a été appliquée faute d'impôt dû). Un Form 1120 pro forma affiche 0 $ d'impôt : cela peut donc s'appliquer. Deux conditions de plus :

• « The taxpayer had no similar penalties (PRNs 625 or 711) in the three prior periods » (aucune pénalité similaire sur les trois périodes précédentes) ;
• « The related Form 1120 return was not filed late in the three prior periods » (aucun Form 1120 en retard sur ces trois périodes).

En pratique, la FTA ne peut aider que pour l'année manquante la plus ancienne : chaque année suivante échoue au second critère. Demandez la FTA pour cette année-là et appuyez-vous sur la reasonable cause pour les autres. Le manuel ajoute que si la FTA ne s'applique pas, « penalty relief is still available when reasonable cause can be demonstrated ».

Pour 2025 et les années suivantes, l'IRS remplace la FTA par une remise automatique, l'AEP (page de l'IRS sur les remises administratives). La façon dont l'exception du manuel pour le Form 5472 s'applique à ces années n'a pas été publiée : demandez à la fois la FTA et la reasonable cause.

Où et comment l'envoyer

Le Form 843 (Claim for Refund and Request for Abatement) est le formulaire de l'IRS pour cette demande. En haut, cochez « Abatement or refund of a penalty or addition to tax due to reasonable cause or other reason allowed under the law » ; en ligne 6, écrivez « 6038A » ; cochez la case 7c ; en ligne 8, écrivez « See attached reasonable cause statement ». Un Form 843 par année fiscale. Notre guide de régularisation montre un Form 843 rempli.

Par téléphone. L'IRS indique qu'il « may reduce or remove some penalties over the phone » (peut réduire ou annuler certaines pénalités par téléphone) au numéro figurant sur l'avis. Pour une pénalité de 25 000 $, nous recommandons la demande écrite avec la déclaration complète : elle laisse une trace. Si vous appelez, notez la date et le nom ou l'identifiant de votre interlocuteur.

Les intérêts. Des intérêts courent sur une pénalité impayée après la date d'échéance de l'avis. Si la pénalité est annulée, l'IRS indique qu'il « automatically reduce or remove the related interest » (réduit ou supprime automatiquement les intérêts correspondants).

Gardez la preuve de tout : rapports de transmission du fax, numéros de suivi et copie complète de l'envoi.

Le modèle

Le modèle est en anglais, la langue dans laquelle il part à l'IRS. Adaptez chaque crochet à votre situation et supprimez ce qui ne s'applique pas. Ne gardez aucune phrase que vous ne pouvez pas justifier.

REASONABLE CAUSE STATEMENT
Request for abatement of penalties under section 6038A(d)

[Date]

Internal Revenue Service
[Return address shown on the notice, or: Attn: PIN Unit, M/S 6112, 1973 Rulon White Blvd, Ogden, UT 84201]

Taxpayer: [LLC legal name], a foreign-owned U.S. disregarded entity
EIN: [XX-XXXXXXX]
Tax year(s): [2023, 2024]
Penalty: [$25,000 for each year], section 6038A(d) [Notice CP215 dated [date], if any]

Request. [LLC name] requests abatement of the penalties listed above under Treas. Reg. §1.6038A-4(b), because its failure to file Form 5472 on time was due to reasonable cause and not to a lack of good faith. [For the earliest year: For tax year [year], [LLC name] also requests First Time Abate under IRM 20.1.9.5.5(3).]

Facts.

1. I am a [citizen and resident of France], and I have lived and worked in [country] throughout the years concerned. I have never lived in the United States.
2. On [date], I formed [LLC name] in [state] through [formation provider], to [invoice clients / sell software] from [country]. The formation package included the Articles of Organization, an EIN and a registered agent. It did not include, or mention, any federal filing obligation. [Attachment 1]
3. The LLC has no office, employees, inventory or agent in the United States other than its registered agent. Its only US contacts are the registered agent, its bank account at [bank] and [payment processor]. [Attachment 2]
4. [If true: The LLC had no income effectively connected with a US trade or business and owed no US income tax.] Its reportable transactions were [capital contributions of $X and distributions of $Y] between the LLC and me.
5. I first learned of the Form 5472 requirement on [date], when [describe: an accountant in my country / my bank / a client] told me about it. [Attachment 3]
6. Within [number] days, on [date], I filed Form 5472 and the pro forma Form 1120 for every year concerned, by fax to 855-887-7737. [Attachment 4: transmission reports]

Reasonable cause. Treas. Reg. §1.6038A-4(b)(2)(ii) provides that the reasonable cause exception shall be applied liberally to a small corporation that had no knowledge of the requirements of section 6038A, has limited presence in and contact with the United States, and promptly and fully complies with IRS requests.

• Small corporation: the LLC's gross receipts were [$X] in [year] and [$Y] in [year], well under $20,000,000.
• No knowledge: as a non-US resident [with no US tax background], I had no knowledge of section 6038A or of the filing obligation of a foreign-owned disregarded entity, which applies even when no US tax is due. Nothing in the formation documents mentioned it (paragraphs 2 and 5).
• Limited presence in and contact with the United States: see paragraph 3.
• Prompt and full compliance: I filed every missing return within [number] days of learning of the requirement (paragraph 6), and I will answer any further IRS request promptly.

I acted in good faith throughout. As soon as I learned of the requirement, I corrected the failure for every year[, and the LLC has filed on time since].

Declaration. Under penalties of perjury, I declare that I have examined this statement, including the accompanying attachments, and, to the best of my knowledge and belief, the facts presented are true, correct, and complete.

[Signature]
[Full name], Sole member, [LLC name]

Attachments: [list]

Si l'IRS refuse

• Lisez la lettre de refus. Elle indique si vous pouvez faire appel et dans quel délai. Sur sa page consacrée aux recours sur les pénalités, l'IRS précise que vous avez « generally … 30 days from the date of the rejection letter » (en général 30 jours à compter de la lettre de refus) pour demander un recours, et renvoie à la Publication 4576, Orientation to the Penalty Appeals Process.
• Faites appel avec plus de faits, pas avec la même lettre. Le service des recours (Independent Office of Appeals) est indépendant : ajoutez les preuves et les dates qui manquaient.
• Demandez de l'aide si vous êtes bloqué. Le Taxpayer Advocate Service est une organisation indépendante au sein de l'IRS qui aide les contribuables qui n'arrivent pas à résoudre un problème par les voies normales.

Notre pack Penalty & Notice Resolution prépare toute la demande pour vous : les déclarations en retard s'il en reste, la déclaration de reasonable cause et le dossier de preuves, le Form 843 et la réponse à l'avis. Nous la préparons pour que vous la signiez ; nous ne représentons pas nos clients devant l'IRS.

Votre check-list

• Tous les Forms 5472 et Forms 1120 pro forma manquants sont déposés, avec preuve de la date.
• Si vous avez reçu un avis : sa date notée, et les déclarations déposées dans les 90 jours.
• Chiffre d'affaires brut inférieur à 20 000 000 $ chaque année (small corporation).
• Faits écrits dans l'ordre chronologique, chacun appuyé par un document.
• Les trois conditions des petites sociétés traitées une par une.
• First Time Abate demandée pour l'année la plus ancienne, si la pénalité vient d'un Form 1120 en retard.
• Mention sous peine de parjure, signée avec votre fonction.
• Form 843, un par année fiscale, envoyé à l'adresse de retour de l'avis.
• Copies et preuves de fax ou de suivi conservées.

Ressources officielles

• Treas. Reg. §1.6038A-4, Monetary penalty (eCFR)
• IRS, IRM 20.1.9, International Penalties (section 20.1.9.5)
• IRS, IRM 20.1.1, Introduction and Penalty Relief
• IRS, Delinquent international information return submission procedures
• IRS, instructions du Form 843
• IRS, Understanding your CP215 notice
• IRS, Penalty appeal

Questions fréquentes

Existe-t-il un formulaire officiel de l'IRS pour la déclaration de reasonable cause ?

Non. La réglementation demande seulement « a written statement containing a declaration that it is made under penalties of perjury » (une déclaration écrite faite sous peine de parjure), qui expose « all the facts » (tous les faits). Vous la rédigez vous-même et la joignez à la déclaration en retard ou au Form 843.

Qui signe la lettre pour une LLC à associé unique ?

Vous, en tant qu'associé, avec votre fonction, par exemple « Sole member ». La déclaration est faite au nom de la LLC, que l'IRS traite comme la « reporting corporation », et les instructions du Form 843 exigent que le signataire d'une société indique sa fonction.

Ne pas connaître le Form 5472, est-ce vraiment une reasonable cause ?

Pour cette pénalité, cela peut l'être. Les règles générales de l'IRS disent que l'ignorance ne suffit en général pas, mais la réglementation du Form 5472 demande d'appliquer la reasonable cause « liberally » à une petite société qui « had no knowledge of the requirements imposed by section 6038A » (ignorait les obligations de la section 6038A), à condition qu'elle ait aussi une présence limitée aux États-Unis et se mette en règle rapidement une fois informée. L'ignorance seule, sans les deux autres conditions, est un argument plus faible.

La reasonable cause peut-elle effacer les 25 000 $ supplémentaires par mois après un avis ?

Non, pas pour la période qui suit les 90 jours. Selon la réglementation et l'IRM 20.1.9.5.5, la reasonable cause ne peut pas durer au-delà de 90 jours après l'avis de l'IRS : « there is no reasonable cause exception » pour la pénalité de continuation. C'est pourquoi les déclarations manquantes doivent être déposées dans les 90 jours suivant tout avis.

Combien de temps l'IRS met-il à répondre ?

L'IRS ne publie pas de délai pour ces demandes. Gardez la preuve de votre envoi et, si vous recevez une réponse avec laquelle vous n'êtes pas d'accord, vérifiez immédiatement le délai indiqué dans la lettre.

Dois-je payer la pénalité en attendant ?

C'est votre choix. Des intérêts courent sur une pénalité impayée après la date d'échéance de l'avis, et l'IRS supprime les intérêts correspondants s'il annule la pénalité. Le Form 843 sert à la fois à demander une annulation et un remboursement : payer ne vous empêche donc pas de réclamer la pénalité ensuite.