Banque, Stripe ou Amazon bloque votre LLC américaine ? Quel document ils demandent et comment l'obtenir

Quand une banque, Stripe, Amazon ou PayPal retient les paiements de votre LLC américaine, le message nomme en général un document : une lettre EIN, un W-9, un W-8BEN, un certificat de good standing. Ils se ressemblent, mais chacun vient d'un endroit différent et appelle une réponse différente. Cette page vous dit lequel est lequel, puis renvoie vers le guide complet.

En bref :

• « Preuve de votre EIN » : la notice d'origine de l'IRS (CP 575) « ne peut pas être dupliquée ni recréée ». L'IRS envoie à la place la Letter 147C, que l'on peut demander pour une LLC détenue depuis l'étranger.
• « Un W-9 » : pour une LLC à associé unique détenue par une personne étrangère, les instructions de l'IRS disent que le propriétaire remplit un Form W-8 à la place : W-8BEN pour un particulier, W-8BEN-E pour une société.
• « Good standing » : un certificat de l'État où la LLC a été créée. Une LLC dissoute doit d'abord être réactivée.
• « Le nom ne correspond pas » : le nom du compte, du formulaire et du dossier IRS doit être identique. Une différence est une cause fréquente de blocage d'un paiement.

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Quelle demande est la vôtre ?

Les prix sont fixes et confirmés par écrit avant tout travail. Melya prépare les documents et les demandes ; l'IRS et les États décident de leur côté.

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Preuve de l'EIN : la Letter 147C, pas une copie du CP 575

Si vous avez perdu la notice d'origine, ou si elle n'est jamais arrivée à votre adresse à l'étranger, l'IRS indique qu'elle ne peut pas la dupliquer ni la recréer. L'IRS envoie la Letter 147C, « EIN Previously Assigned », qui montre le nom et l'EIN tels que l'IRS les détient. Vous pouvez la demander par téléphone à la ligne IRS Business and Specialty Tax Line (800-829-4933, du lundi au vendredi, de 7 h à 19 h, heure locale), ou par un tiers avec un Form 8821 signé. Par courrier, comptez 10 à 14 jours ouvrés. Les détails sont dans notre guide de la Letter 147C. Si vous ne retrouvez simplement pas le numéro, commencez par retrouver un EIN perdu : ne demandez pas un second EIN.

W-9 ou W-8BEN : ce que doit envoyer un propriétaire étranger

Une banque qui voit une LLC américaine avec un EIN envoie souvent un W-9 par défaut. Pour une LLC à associé unique détenue par une personne étrangère, les instructions du W-9 disent que le propriétaire remplit un Form W-8 à la place, même s'il possède un numéro fiscal américain. Les noms comptent : sur un W-9 d'une entité ignorée, la ligne 1 est le nom du propriétaire ; sur un W-8BEN, le nom du propriétaire va en ligne 1, et le nom et le numéro de compte de la LLC peuvent être indiqués en ligne 7 (numéro de référence). Un payeur sans documentation valable peut devoir retenir 30 %, d'où l'urgence fréquente de la demande. Voir ce qu'il faut envoyer quand la banque demande un W-9.

Good standing : la preuve que la LLC est à jour

Les banques et notaires à l'étranger demandent souvent un certificat de good standing, parfois avec une apostille. Il vient de l'État, et une LLC dissoute doit d'abord être réactivée. Si l'État signale un autre problème, réglez-le d'abord. Voir le guide good standing et apostille.

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Par où commencer

1. Lisez la demande exacte de la banque ou de la plateforme et nommez le document réclamé.
2. Vérifiez que le nom de la LLC, l'EIN et le nom du propriétaire sont écrits de la même façon partout.
3. Choisissez la ligne du tableau ci-dessus. Si deux s'appliquent, commencez par celle qui débloque le paiement.

Melya prépare des déclarations et formulaires fiscaux américains pour les propriétaires étrangers de LLC américaines. La préparatrice de Melya détient un PTIN : elle n'est ni CPA, ni agent agréé (EA), ni avocate, et ne représente pas ses clients devant l'IRS. Rien ici n'est un conseil fiscal pour votre pays de résidence.

Demandez un devis à prix fixe et indiquez la demande que vous avez reçue.

À lire aussi : Que déposer après Stripe Atlas

Questions fréquentes

Que fournir à la place du CP 575 quand ma banque demande la preuve de mon EIN ?

La lettre 147C de l'IRS. L'original du CP 575 « ne peut pas être dupliqué ni recréé » : l'IRS envoie donc une 147C, et on peut la demander pour une LLC détenue depuis l'étranger.

Dois-je envoyer un W-9 ou un W-8BEN ?

Pour une LLC à associé unique détenue par une personne étrangère, les instructions de l'IRS indiquent que le propriétaire remplit un Form W-8 à la place du W-9 : un W-8BEN pour un particulier, un W-8BEN-E pour une société.

Qu'est-ce que le « good standing » et que faire si ma LLC est dissoute ?

C'est un certificat de l'État où la LLC a été constituée, qui montre qu'elle est à jour. Une LLC dissoute doit d'abord être réactivée.

Pourquoi mon virement reste-t-il bloqué après l'envoi des documents ?

Une cause fréquente est une différence de nom : le nom du compte, celui du formulaire et celui du dossier IRS doivent être identiques. Comparez les trois avant de renvoyer quoi que ce soit.