Formulaire 1042-S : ce que c'est, qui l'envoie, et ce qu'en fait un non-résident ou une LLC américaine

Le Form 1042-S, « Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding », est le relevé qu'un payeur américain envoie à une personne étrangère, et à l'IRS, pour déclarer les revenus de source américaine qu'il lui a versés et l'impôt américain qu'il a éventuellement retenu. Si une plateforme, un éditeur, une banque ou un client américain vous paie alors que vous vivez hors des États-Unis, le 1042-S est le document qui montre ce qui vous a été versé et ce qui a été prélevé. Si votre LLC américaine verse certains revenus de source américaine à des personnes étrangères, c'est peut-être elle qui doit l'émettre. Les règles ci-dessous viennent des instructions du Form 1042-S (2026) et de la Publication 515 (2026) de l'IRS.

En bref :

• Ce qu'il déclare : les sommes « from U.S. sources paid to foreign persons », comme des redevances, intérêts, dividendes ou la rémunération de services rendus aux États-Unis, « even if no amount is deducted and withheld » grâce à une convention ou à une exonération du Code.
• Qui l'envoie : le withholding agent, c'est-à-dire celui qui fait le paiement. Un exemplaire va à l'IRS, les autres au bénéficiaire.
• Quand : au plus tard le 15 mars de l'année suivante, à l'IRS et au bénéficiaire. Les formulaires de 2026 sont dus le 15 mars 2027.
• Cases clés : case 1 (code de revenu), case 2 (revenu brut), cases 3b et 4b (taux), case 7a (impôt retenu), case 10 (crédit total de retenue).
• Ce qu'en fait le bénéficiaire : si trop d'impôt a été retenu, la personne étrangère peut le récupérer sur le Form 1040-NR (ligne 25g), en joignant le 1042-S.
• Pas pour un travail fait à l'étranger : la rémunération de services rendus hors des États-Unis est un revenu de source étrangère, qui en général ne figure pas sur un Form 1042-S.

À quoi sert le Form 1042-S

Les instructions disent d'utiliser le Form 1042-S « to report income described under Amounts Subject to Reporting on Form 1042-S » et « to report amounts withheld under chapter 3 or chapter 4 ». Le chapitre 3 est la retenue ordinaire de 30 % sur les revenus de source américaine des non-résidents et des sociétés étrangères ; le chapitre 4 est FATCA.

Il couvre les sommes de source américaine versées à des personnes étrangères (y compris celles présumées étrangères). Les instructions citent notamment :

• les intérêts et les dividendes ;
• les loyers et les redevances ;
• la « compensation for independent personal services performed in the United States » ;
• les bourses et la rémunération des étudiants, enseignants et chercheurs étrangers ;
• les revenus effectivement liés à une activité aux États-Unis, même lorsqu'aucun certificat de retenue (W-8) n'est exigé.

Règle importante : le formulaire est dû même quand rien n'a été retenu. « You must file a Form 1042-S even if you did not withhold tax under chapter 3 because the income was exempt from tax under a U.S. tax treaty or the Internal Revenue Code. »

Ce qu'il ne couvre pas : les salaires déclarés sur un Form W-2, les sommes déclarées sur un Form 1099, et les retenues déclarées sur les Forms 8805 (section 1446) ou 8288-A. En règle générale, une personne américaine reçoit un 1099 ; une personne étrangère reçoit un 1042-S.

Les cases utiles pour le bénéficiaire

Le formulaire a beaucoup de cases, la plupart pour les banques et intermédiaires. Comme bénéficiaire, lisez celles-ci :

Les taux doivent être ceux « allowed by statute, regulations, or treaty », écrits « 30.00 », « 15.00 » ou « 00.00 ». Si le payeur a appliqué un taux une partie de l'année puis un autre, vous recevez plusieurs formulaires plutôt qu'un taux « moyen ».

Vous avez reçu un 1042-S : que faire

1. Vérifiez le nom, le pays et le code de revenu. Si la case 13b indique votre pays et la case 3a le code 04, le payeur a appliqué un taux de convention. Si la case 3b indique 30.00 alors que votre pays a une convention, le payeur n'avait probablement pas de W-8 valable pour vous au moment du paiement, ou la convention ne réduit pas le taux pour ce type de revenu.
2. Comparez le taux avec la convention. Le tableau des conventions de l'IRS (Table 1, révision de mai 2023) indique par exemple un taux de 0 % sur les redevances de droits d'auteur (code 12) et sur les redevances de brevets et de savoir-faire (code 10) pour les résidents de France et de Suisse (les redevances de films et de télévision, code 11, sont à 0 % pour la France seulement), sous réserve des conditions de chaque convention. Notre guide des formulaires W-8 explique comment la convention se demande au payeur.
3. Corrigez d'abord l'avenir. Remettez au payeur un Form W-8BEN correct (ou un W-8BEN-E pour une société) pour que le bon taux s'applique aux paiements suivants.
4. Récupérez l'excédent retenu. Un non-résident impute la retenue sur le Form 1040-NR. Les instructions du 1040-NR disent : « Enter on line 25g the total amount shown as federal income tax withheld under chapter 3 or 4 on your Form(s) 1042-S. The withholding credit should be shown in box 10 of your Form(s) 1042-S », et de joindre le 1042-S en tête de la déclaration. Une déclaration exige en général un numéro fiscal américain : il vous faudra peut-être d'abord un ITIN. Savoir si vous devez ou avez intérêt à déposer : notre guide faut-il déposer un Form 1040-NR.

Gardez chaque 1042-S : l'IRS peut refuser une demande si l'exemplaire joint diffère de celui déposé par le payeur.

Quand votre LLC américaine doit émettre un 1042-S

Votre LLC est withholding agent quand elle verse à une personne étrangère un revenu de source américaine du type décrit plus haut. Trois cas fréquents pour une LLC détenue depuis l'étranger :

Si votre LLC dépose un Form 1042-S, elle doit aussi déposer le Form 1042, la déclaration annuelle des retenues, au plus tard le 15 mars. Il récapitule et rapproche l'impôt retenu dans l'année. L'impôt retenu doit aussi être versé en cours d'année ; la Publication 515 et les instructions du Form 1042 fixent les règles de versement.

Mode de dépôt. Le dépôt électronique des Forms 1042-S est obligatoire pour toute personne tenue de déposer 10 déclarations d'information ou plus dans l'année, pour les partnerships de plus de 100 associés et pour les institutions financières. L'IRS retire son système FIRE : les Forms 1042-S de 2026 (dus le 15 mars 2027) doivent passer par IRIS. Les formulaires papier sont envoyés à l'IRS avec le Form 1042-T.

Plus de temps. Le Form 8809 donne une prolongation automatique de 30 jours pour le dépôt à l'IRS. Une prolongation unique de 30 jours pour remettre les exemplaires aux bénéficiaires se demande séparément par le Form 15397, envoyé par fax.

Pénalités (instructions 2026, par formulaire) : 60 $ si un formulaire correct est déposé dans les 30 jours suivant l'échéance, 130 $ s'il l'est au plus tard le 1er août, 340 $ après le 1er août ou en l'absence de dépôt, avec des plafonds annuels ; une pénalité distincte pouvant atteindre 340 $ par formulaire s'applique si l'exemplaire du bénéficiaire n'est pas remis. Une cause raisonnable (reasonable cause) peut excuser le manquement.

L'associé étranger d'une LLC disregarded

Quand un payeur américain paie votre LLC à associé unique et que vous, l'associé étranger, lui avez remis votre W-8, le 1042-S est établi à votre nom, pas à celui de la LLC. Les instructions sont explicites : le withholding agent « must file a Form 1042-S in the name of the foreign single owner », avec le numéro fiscal de l'associé, si un numéro est exigé. C'est la même logique qui fait signer le W-8 par l'associé et non par la LLC : voir notre guide du W-8BEN-E pour l'associé d'une LLC américaine.

Ce que fait Melya

Pour les créateurs et auteurs payés par des plateformes américaines, le service Créateurs : récupérez l’impôt américain retenu (à partir de 199 $) prépare le W-8BEN qui demande votre taux de convention et, si vous y avez droit, votre Form 1040-NR pour récupérer l'excédent figurant sur votre 1042-S, à votre signature. Tout remboursement dépend de l'IRS et n'est pas garanti ; un ITIN fait l'objet d'un devis séparé si nécessaire. Si vous ne savez pas si vous devez déposer, commencez par l'analyse Form 1040-NR (95 $). Les Forms 1042 et 1042-S que votre LLC émettrait pour d'autres ne font pas partie de notre grille à prix fixes. Melya signe en tant que préparatrice rémunérée ; elle ne représente pas ses clients devant l'IRS et ne conseille pas sur les règles fiscales de votre pays de résidence.

À lire aussi : Le K-1 pour un associé non résident · Formulaires 8804, 8805 et 8813 expliqués

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le Form 1042-S ?

Une déclaration d'information de l'IRS, « Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding ». Le payeur américain la dépose auprès de l'IRS et en remet des exemplaires au bénéficiaire étranger, pour déclarer les revenus de source américaine versés et l'impôt retenu au titre du chapitre 3 ou du chapitre 4.

Quand les Forms 1042-S sont-ils dus ?

Au plus tard le 15 mars de l'année qui suit le paiement, à l'IRS et au bénéficiaire. Si le 15 tombe un week-end ou un jour férié légal, le jour ouvré suivant.

Quelle différence entre le Form 1042 et le Form 1042-S ?

Le Form 1042-S est le relevé par bénéficiaire et par type de revenu. Le Form 1042 est la déclaration annuelle du payeur qui totalise et rapproche l'impôt retenu. Un payeur qui dépose un 1042-S doit aussi déposer le Form 1042.

J'ai reçu un 1042-S avec 30 % retenus. Puis-je récupérer de l'argent ?

Peut-être. Si vous aviez droit à un taux de convention plus bas, vous pouvez demander l'excédent sur le Form 1040-NR, avec le montant de la case 10, et remettre au payeur un W-8 correct pour les paiements suivants. L'IRS décide de tout remboursement.

Ma LLC américaine doit-elle envoyer un 1042-S à un freelance à l'étranger ?

En général non, pour un travail fait entièrement hors des États-Unis : cette rémunération est un revenu de source étrangère. Oui pour des paiements de source américaine, comme des services rendus aux États-Unis, des redevances ou des intérêts.

Le 1042-S est-il la même chose qu'un 1099 ?

Non. Le Form 1099 déclare des paiements à des personnes américaines ; le Form 1042-S déclare des paiements de source américaine à des personnes étrangères. Les instructions du 1042-S disent de ne pas l'utiliser pour ce qui doit figurer sur un Form 1099.

Sources

• IRS, Instructions du Form 1042-S (2026) : objet, qui dépose, échéance du 15 mars, dépôt électronique et IRIS, prolongations, pénalités, entités disregarded, cases 1 à 13, codes de revenu (annexe A).
• IRS, About Form 1042-S.
• IRS, Instructions du Form 1042 : déclaration annuelle, 15 mars.
• IRS, Publication 515 (2026), Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Entities : source des revenus de services, catégories de redevances.
• IRS, Instructions du Form 1040-NR (2025) : ligne 25g, Forms 1042-S.
• IRS, Tax Treaty Tables, Table 1 : taux des conventions sur les redevances pour la France et la Suisse.