Obtenir un ITIN depuis l'étranger : ce que c'est, Form W-7, documents et délais

Un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) est un numéro à neuf chiffres que l'IRS attribue aux personnes qui doivent avoir un numéro d'identification fiscale américain mais qui n'ont pas de numéro de Sécurité sociale (SSN) et ne peuvent pas en obtenir. Ce guide explique ce que c'est, qui en a besoin, comment le demander depuis l'étranger avec le Form W-7, les délais et l'expiration. Toutes les règles ci-dessous viennent des instructions du Form W-7 de l'IRS (révision de décembre 2024).

En bref :

• Ce que c'est : un numéro pour le traitement des impôts. L'IRS précise qu'un ITIN « ne donne pas droit aux prestations de sécurité sociale et ne change ni votre statut d'immigration ni votre droit de travailler aux États-Unis ».
• Comment le demander : le Form W-7, normalement joint à la déclaration fédérale qui nécessite l'ITIN, avec des documents d'identité originaux ou des copies certifiées par l'organisme émetteur. Le passeport est le seul document qui se suffit à lui-même.
• Où : par courrier à l'ITIN Operation de l'IRS à Austin (Texas), ou par un agent acceptant agréé par l'IRS, ce qui est possible aussi à l'étranger.
• Combien de temps : comptez 7 semaines, ou 9 à 11 semaines si vous déposez entre le 15 janvier et le 30 avril ou depuis l'étranger.
• Expiration : un ITIN non utilisé sur une déclaration fédérale pendant 3 années fiscales consécutives expire le 31 décembre de la troisième année.

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Qu'est-ce qu'un numéro ITIN ?

Les instructions du Form W-7 le définissent ainsi : un ITIN est un numéro à neuf chiffres délivré par l'IRS aux personnes qui doivent avoir un numéro d'identification fiscale américain mais n'ont pas de SSN et ne peuvent pas en obtenir. Il ne sert qu'aux impôts. Ce n'est pas un document d'identité et il ne donne aucun droit de travailler ni de résider.

Qui a besoin d'un ITIN ?

Les instructions listent les cas typiques. Parmi eux : un non-résident (« nonresident alien ») tenu de déposer une déclaration fédérale américaine, ou qui en dépose une pour demander un remboursement ou déclarer un revenu ; un non-résident qui demande une retenue réduite en vertu d'une convention fiscale quand un ITIN est exigé ; et un résident américain au sens du test de présence substantielle qui dépose une déclaration sans pouvoir obtenir de SSN.

Un propriétaire de LLC à l'étranger n'a pas besoin d'ITIN pour obtenir un EIN ni pour déposer le Form 5472. L'EIN est un autre numéro, obtenu avec le Form SS-4 (voir obtenir un EIN sans SSN ni ITIN). L'ITIN n'est nécessaire que lorsque vous déposez vous-même une déclaration américaine, par exemple un Form 1040-NR, sans avoir de SSN.

Comment demander un ITIN : le dossier

1. Le Form W-7, rempli, avec la case cochée qui correspond à votre motif (un renouvellement exige aussi une case cochée).
2. Votre déclaration fédérale, jointe derrière le Form W-7, sauf si vous relevez d'une des exceptions prévues dans les instructions. Une première demande est déposée avec la déclaration pour laquelle l'ITIN est nécessaire, au plus tard à son échéance ; si vous ne pouvez pas déposer la déclaration à temps, déposez une demande de prolongation avant l'échéance et joignez le Form W-7 à la déclaration ensuite.
3. Les documents d'identité : des originaux, ou des copies certifiées par l'organisme qui les a émis. Le passeport est le seul document qui se suffit à lui-même. Les autres documents (par exemple un acte de naissance ou une carte nationale d'identité) s'utilisent ensemble quand vous n'avez pas de passeport qui prouve ce qu'il faut. Les documents doivent être en cours de validité et cohérents avec le formulaire.

Deux points pratiques des instructions :

• Une copie certifiée est une copie que l'organisme émetteur fournit et certifie conforme. Vous pouvez aussi utiliser les services de certification et d'authentification des agents des ambassades et consulats des États-Unis à l'étranger, après avoir contacté à l'avance la section consulaire.
• Si vous envoyez le dossier par courrier, utilisez l'adresse de l'ITIN Operation des instructions du W-7, pas l'adresse postale des instructions de votre déclaration (par exemple le Form 1040-NR) : Internal Revenue Service, ITIN Operation, P.O. Box 149342, Austin, TX 78714-9342. Les originaux vous sont renvoyés.

Demander un ITIN par un agent acceptant

Vous pouvez passer par l'un des deux types d'agents acceptants que l'IRS autorise, et les instructions précisent qu'ils existent aux États-Unis comme à l'étranger.

• Un Acceptance Agent vous aide à remplir le Form W-7 et transmet à l'IRS les originaux ou les copies certifiées pour chaque demandeur.
• Un Certifying Acceptance Agent peut vérifier les originaux et les copies certifiées pour les demandeurs principaux et secondaires, et vous les rend immédiatement après vérification.

L'IRS publie la liste des agents sur IRS.gov (rechercher « acceptance agent program »).

Combien de temps prend une demande d'ITIN ?

Les instructions disent de compter 7 semaines pour que l'IRS vous informe de l'état de la demande, et 9 à 11 semaines si vous déposez pendant la période de pointe (du 15 janvier au 30 avril) ou depuis l'étranger. Passé ce délai, vous pouvez appeler l'IRS : 800-829-1040 aux États-Unis et 267-941-1000 depuis l'étranger (numéro payant).

Renouvellement de l'ITIN : quand expire-t-il ?

Un ITIN qui n'a pas figuré sur au moins une déclaration fédérale pendant les 3 dernières années fiscales consécutives « expire le 31 décembre de la troisième année fiscale consécutive et doit être renouvelé avant d'être utilisé à nouveau sur une déclaration fédérale ». Le renouvellement utilise le Form W-7 avec le type de demande coché, joint à la déclaration fédérale, avec le même type de documents originaux ou certifiés, sauf exception. Si un ITIN ne sert que sur des déclarations d'information, les instructions disent qu'il n'est pas à renouveler pour l'instant : on le renouvelle quand on veut l'utiliser sur une déclaration d'impôt.

Deux autres règles : les instructions précisent qu'un ITIN n'est pas nécessaire pour les acomptes d'impôt ni pour les prolongations, et qu'on ne peut pas déposer en ligne une déclaration avec un ITIN pendant l'année civile de son attribution.

Ce que Melya fait et ne fait pas

L'aide à la demande d'ITIN de Melya coûte 125 $ à prix fixe. Nous préparons votre Form W-7 et vous disons exactement comment faire certifier vos documents. Nous ne pouvons pas certifier les documents nous-mêmes, et nous ne déposons pas la demande à votre place. La préparatrice de Melya détient un PTIN : elle n'est ni CPA, ni agent agréé (EA), ni avocate, ni agent acceptant de l'IRS, et ne représente pas ses clients devant l'IRS. Ce sont des informations générales, pas un conseil fiscal pour votre pays de résidence.

Si vous ne savez pas si un ITIN vous est nécessaire, notre évaluation du 1040-NR vous dit par écrit si une déclaration personnelle américaine est due.

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À lire aussi : Formulaires W-8 : lequel choisir ?

Questions fréquentes

Puis-je demander un ITIN depuis l'étranger ?

Oui. Vous le demandez avec le Form W-7, normalement joint à la déclaration fédérale qui exige l'ITIN. Envoyez-le par courrier à l'IRS ITIN Operation à Austin (Texas), ou passez par un agent accepteur de l'IRS, ce qui est aussi possible à l'étranger.

Quels documents l'IRS accepte-t-elle pour un W-7 ?

Les documents d'identité originaux, ou des copies certifiées par l'organisme émetteur. Le passeport est le seul document qui suffit seul.

Combien de temps prend un ITIN ?

Comptez 7 semaines. L'IRS indique 9 à 11 semaines si vous déposez entre le 15 janvier et le 30 avril ou depuis l'étranger.

Un ITIN donne-t-il le droit de travailler ou modifie-t-il mon statut d'immigration ?

Non. L'IRS précise qu'un ITIN « ne donne pas droit aux prestations de sécurité sociale et ne modifie ni votre statut d'immigration ni votre droit de travailler aux États-Unis ». C'est un numéro de traitement fiscal.

Un ITIN expire-t-il ?

Un ITIN non utilisé sur une déclaration fédérale pendant 3 années d'imposition consécutives expire le 31 décembre de la troisième année.