Form W-8BEN-E pour le propriétaire d'une LLC américaine : qui doit le remplir et comment

Une plateforme, une banque ou un client américain demande à votre LLC un « W-8BEN-E » ou un « W-9 ». Les deux demandes peuvent être à côté de la plaque. Si votre LLC a un seul associé et qu'il est étranger, les instructions de l'IRS disent que la LLC ne remet en général pas de W-8BEN-E elle-même. C'est son propriétaire qui le fait.

En bref :

• Une LLC américaine à associé unique détenue depuis l'étranger est une « disregarded entity » (entité ignorée), sauf si elle a choisi d'être imposée comme une société. Selon les instructions, elle ne remet en général pas elle-même de W-8BEN-E. Son propriétaire étranger remet le bon formulaire.
• Propriétaire personne physique : Form W-8BEN. Propriétaire société étrangère : Form W-8BEN-E. Revenu effectivement lié à une activité aux États-Unis (pas si vous demandez des avantages conventionnels, ni si le revenu vous est attribué par une société de personnes) : Form W-8ECI. Personne américaine : Form W-9.
• Le formulaire se remet au payeur, jamais à l'IRS. Le formulaire le dit en haut de page.
• Un W-8BEN-E est valable jusqu'au dernier jour de la troisième année civile qui suit sa signature, sauf si un changement de situation le rend inexact. Il faut en informer le payeur dans les 30 jours, et en signant vous vous engagez à remettre un nouveau formulaire dans les 30 jours.
• Le statut chapitre 4 (ligne 5) n'est exigé que dans certains cas. Une société holding qui n'est pas un établissement financier peut être une NFFE active ou passive, selon ses revenus et ses actifs passifs.

À qui s'adresse ce guide

Cette page concerne les propriétaires d'une LLC américaine à associé unique. Si une société holding étrangère la détient, c'est la holding qui remplit le W-8BEN-E. Si vous la détenez en tant que personne physique étrangère, une plateforme a sans doute employé le mauvais mot : il vous faut un W-8BEN, et cette page explique pourquoi.

Melya applique les instructions de l'IRS à votre structure. Nous ne donnons pas de conseil sur le droit fiscal du pays du propriétaire.

Le piège principal : la LLC ne signe pas

Une LLC américaine à associé unique est, par défaut, une disregarded entity (entité ignorée). L'IRS regarde à travers elle, jusqu'à son propriétaire. Les instructions du Form W-8BEN-E (Rev. October 2021) le disent à trois endroits. Les citations ci-dessous sont des traductions ; l'original anglais figure dans les instructions de l'IRS.

Dans la section Definitions, à « Disregarded entity » :

« En général, une entité ignorée ne remet pas ce Form W-8BEN-E à un agent de retenue. À la place, le propriétaire de cette entité fournit la documentation appropriée (par exemple, un Form W-8BEN-E si le propriétaire est une entité étrangère). »

Dans « Who Must Provide Form W-8BEN-E », à « Do not use Form W-8BEN-E » :

« Si vous êtes une entité ignorée à propriétaire unique ou une succursale d'une FFI, le propriétaire unique, si ce propriétaire est une personne étrangère, doit remettre un Form W-8BEN ou un Form W-8BEN-E (selon le cas). Si le propriétaire unique est une personne américaine, il faut remettre un Form W-9. »

Dans les Specific Instructions de la Part I, Line 1 :

« Si vous êtes une entité ignorée ou une succursale, n'indiquez pas le nom de votre entreprise. Indiquez à la place le nom légal de votre propriétaire (ou, pour une succursale, l'entité dont vous faites partie) (en remontant à travers plusieurs entités ignorées s'il y a lieu). »

Les instructions du Form W-9 (Specific Instructions, Line 1) disent la même chose :

« Si le propriétaire de l'entité ignorée est une personne étrangère, il doit remplir un Form W-8 approprié au lieu d'un Form W-9. C'est le cas même si cette personne étrangère a un TIN américain. »

À la question « ma LLC remet-elle un W-8BEN-E ? », la réponse est donc : en général non. Le propriétaire remet un W-8, et le nom de la LLC sert tout au plus de référence. Les instructions n'autorisent l'entité ignorée à utiliser elle-même le formulaire que dans des cas étroits : uniquement pour documenter son propre statut chapitre 4 parce qu'elle détient un compte auprès d'une FFI, ou comme entité hybride qui demande des avantages conventionnels. Une entité ignorée qui a son propre GIIN est un cas différent : son propriétaire étranger remplit la Part II. Si un payeur évoque un GIIN, un compte auprès d'une FFI ou une demande d'entité hybride, faites d'abord analyser la structure.

W-8BEN, W-8BEN-E, W-8ECI ou W-9

Le W-8ECI dépend du revenu, pas de la nationalité du propriétaire. Les instructions du W-8ECI disent qu'on le remet si l'on est une personne étrangère et bénéficiaire effectif d'un revenu de source américaine « that is (or is deemed to be) effectively connected with the conduct of a trade or business within the United States ». Si vous avez un doute, lisez notre page sur le revenu ECI et le guide sur la question de savoir si le propriétaire étranger d'une LLC doit déposer un Form 1040-NR. Pour le formulaire des personnes physiques, voyez notre page W-8BEN, notre guide comment remplir le W-8BEN et l'outil W-8BEN ou W-9.

Les grandes parties du W-8BEN-E

Le formulaire fait 8 pages, mais vous ne remplissez qu'une seule des parties de certification du chapitre 4 (Parts IV à XXVIII). Une holding qui détient une LLC opérationnelle n'en utilise qu'une petite partie. Les intitulés de lignes viennent du formulaire Rev. October 2021.

Où va le formulaire. Le haut du formulaire indique : « Give this form to the withholding agent or payer. Do not send to the IRS » (remettez-le à l'agent de retenue ou au payeur, ne l'envoyez pas à l'IRS). Remettez-le « before the payment is made to you », car sans lui l'agent de retenue « may have to withhold at the 30% rate ».

Part I : identification

• Line 1, Name of organization. Le nom légal du propriétaire.
• Line 2, Country of incorporation or organization. « If you are a corporation, enter your country of incorporation ».
• Line 3, Name of disregarded entity receiving the payment. Pas pour une LLC ordinaire. Elle n'est exigée que pour une entité ignorée qui reçoit un « withholdable payment », a son propre GIIN, est une reporting Model 1 ou Model 2 FFI et n'est pas une entité hybride qui demande des avantages conventionnels. Sinon, le nom peut être indiqué à titre d'information seulement.
• Line 4, Chapter 3 Status (entity type). « Check the one box that applies ». Vous choisissez votre classification « under U.S. tax principles (not under the law of a treaty country) » (selon les principes fiscaux américains, pas selon le droit d'un pays de convention). Pour une holding qui est une société (corporation) au sens américain, c'est « Corporation ». La case « Disregarded entity » relève des cas étroits évoqués plus haut.
• Line 5, Chapter 4 Status (FATCA status). Voir la section suivante.
• Line 6, Permanent residence address. L'adresse du pays où vous vous déclarez résident pour l'impôt sur le revenu. Pas de boîte postale, ni d'adresse utilisée uniquement pour le courrier, sauf si c'est la seule adresse que vous utilisez et qu'elle figure dans vos documents constitutifs (votre adresse enregistrée).
• Line 8, U.S. TIN. « Enter your U.S. employer identification number (EIN) ». C'est l'EIN du déclarant lui-même : la ligne 1 demande le nom du propriétaire, donc c'est le numéro du propriétaire s'il en a un. Les instructions précisent quand un TIN est exigé, par exemple si vous demandez des avantages conventionnels sans avoir indiqué de TIN étranger en ligne 9b.
• Line 9b, Foreign TIN. Exigé quand le formulaire documente un compte financier ouvert dans un établissement financier aux États-Unis et que vous recevez un revenu déclaré sur un Form 1042-S, avec des exceptions listées. Pour une demande conventionnelle, il peut remplacer un TIN américain.
• Line 10, Reference number(s). Les instructions disent : « If you are a single owner of a disregarded entity you may use line 10 to inform the withholding agent that the account to which a payment is made or credited is held in the name of the disregarded entity » (l'unique propriétaire d'une entité ignorée peut utiliser la ligne 10 pour signaler à l'agent de retenue que le compte payé ou crédité est au nom de l'entité ignorée (sauf si le nom de l'entité ignorée doit figurer en ligne 3)). Le nom de la LLC peut figurer ici.

Part II : entité ignorée ou succursale

Le formulaire précise : « Complete only if a disregarded entity with a GIIN or a branch of an FFI in a country other than the FFI's country of residence » (à remplir seulement pour une entité ignorée avec GIIN, ou la succursale d'une FFI située hors du pays de résidence de la FFI).

Part III : avantages de la convention fiscale

À remplir seulement si vous demandez un taux réduit ou une exonération de retenue au titre d'une convention fiscale.

• Line 14a : le pays dont vous êtes résident au sens de la convention, avec la case cochée.
• Line 14b : vous certifiez que vous êtes celui qui perçoit le revenu, et que vous remplissez la clause de limitation des avantages (LOB) de la convention, s'il y en a une. « You may only check a box if the LOB article in that treaty includes a provision that corresponds to the checkbox » (vous ne cochez une case que si l'article LOB de la convention contient une disposition correspondante). Les instructions précisent que les tests résumés « may not be relied upon for making a final determination » (ne permettent pas de décider en dernier ressort) : lisez l'article LOB de la convention elle-même.
• Line 15 : seulement pour les avantages conventionnels soumis à des conditions supplémentaires.

Parts IV à XXVIII et Part XXX

Les Parts IV à XXVIII sont les certifications du statut chapitre 4. « You should complete only one part of Parts IV through XXVIII certifying to your chapter 4 status (if required) » (une seule partie des Parts IV à XXVIII, pour certifier le statut chapitre 4 si c'est exigé). La Part XXX contient la certification et la signature.

Statut chapitre 4 : NFFE active ou passive

Le chapitre 4 est la partie FATCA de l'Internal Revenue Code. Les instructions limitent les cas où la ligne 5 est exigée :

« Vous n'êtes tenu d'indiquer un statut chapitre 4 sur ce formulaire que si vous êtes le bénéficiaire d'un paiement soumis à retenue (« withholdable payment ») ou si vous documentez le statut d'un compte financier détenu auprès d'une FFI qui demande ce formulaire. »

Deux statuts chapitre 4 susceptibles de s'appliquer à une holding non financière :

• Active NFFE (Part XXV, line 39). Vous certifiez être « a foreign entity that is not a financial institution », que « Less than 50% of such entity's gross income for the preceding calendar year is passive income » (moins de 50 % de son revenu brut de l'année précédente est passif) et que « Less than 50% of the assets held by such entity are assets that produce or are held for the production of passive income » (moins de 50 % de ses actifs produisent ou sont détenus pour produire un revenu passif). Les instructions précisent que le revenu passif comprend « dividends, interest, rents, royalties, annuities, and certain other forms of passive income ».
• Passive NFFE (Part XXVI, line 40a). Vous certifiez être une entité étrangère qui n'est pas un établissement financier et qui ne certifie pas un autre statut de NFFE. Vous cochez ensuite la ligne 40b (« aucun substantial U.S. owner ») ou la ligne 40c, et vous listez chaque substantial U.S. owner en Part XXIX avec nom, adresse et TIN.

Une holding étrangère dont le seul actif est une LLC opérationnelle qui vend des services peut remplir ou non le test de la NFFE active. Cela dépend de ses revenus et de ses actifs : c'est une question de fait que le formulaire vous laisse trancher. Les instructions définissent l'établissement financier de manière à inclure une « investment entity » (Definitions, « Financial institution ») : vérifiez ce point avant de choisir un statut de NFFE. En cas de doute, ne devinez pas : vous signez sous peine de parjure.

Combien de temps un W-8BEN-E reste valable

Extrait de « Expiration of Form W-8BEN-E » dans les instructions :

« En général, un Form W-8BEN-E reste valable pour les besoins des chapitres 3 et 4 pendant une période qui commence à la date de signature du formulaire et se termine le dernier jour de la troisième année civile suivante, sauf si un changement de situation rend inexacte une information du formulaire. »

En appliquant la règle : un formulaire signé en 2026 est valable jusqu'au 31 décembre 2029. Les instructions ajoutent que « under certain conditions a Form W-8BEN-E will remain in effect indefinitely absent a change of circumstances » (sous certaines conditions, un W-8BEN-E reste en vigueur indéfiniment sans changement de situation) et renvoient aux Regulations sections 1.1441-1(e)(4)(ii) et 1.1471-3(c)(6)(ii). Les instructions ne détaillent pas ces conditions : consultez les règlements ou demandez au payeur.

Pour le changement de situation, à « Change in circumstances » :

« Si un changement de situation rend inexacte une information du Form W-8BEN-E que vous avez remis, pour les besoins du chapitre 3 ou du chapitre 4, vous devez en informer l'agent de retenue ou l'établissement financier qui tient votre compte dans les 30 jours du changement de situation, en fournissant la documentation exigée par la Regulations section 1.1471-3(c)(6)(ii)(E)(2). »

La Part XXX le répète : « I agree that I will submit a new form within 30 days if any certification on this form becomes incorrect ». Les instructions donnent comme exemple de changement de situation un revenu qui devient effectivement lié à une activité aux États-Unis.

Les erreurs fréquentes

1. Indiquer le nom de la LLC en ligne 1. Les instructions de la Line 1 demandent le nom légal du propriétaire, pas le nom de l'entreprise.
2. Utiliser un W-8BEN-E en tant que personne physique. Le formulaire dit : « Individuals must use Form W-8BEN ».
3. Remettre un W-9 pour une LLC à associé unique détenue par un étranger. Les instructions du W-9 renvoient le propriétaire étranger vers un W-8.
4. Se tromper de classification en ligne 4. Elle suit les principes fiscaux américains, « not under the law of a treaty country ».
5. Taper son nom comme signature électronique. Les instructions disent : « Simply typing your name into the signature line is not an electronic signature ».
6. Oublier la case « capacity to sign », ou faire signer un mandataire sans la procuration que les instructions exigent.
7. Envoyer le formulaire à l'IRS. Il se remet au payeur.
8. Laisser la validité prendre fin. Le formulaire court jusqu'à la fin de la troisième année civile suivante. Laisser passer cette date, ou manquer l'avis de 30 jours après un changement, laisse le payeur sans formulaire valable. Les instructions disent que sans formulaire l'agent de retenue « may have to withhold at the 30% rate ».

Quand une plateforme insiste pour un W-9

Certains écrans d'inscription ne proposent que le W-9, parce que la LLC est américaine. Un W-9 déclare que vous êtes une personne américaine. Pour une entité ignorée détenue par un étranger, les instructions disent que le propriétaire remet un W-8.

1. Cherchez une option « non-US person » ou « foreign » dans les paramètres fiscaux de la plateforme.
2. S'il n'y en a pas, écrivez au support en citant l'instruction du W-9 ci-dessus et la définition de « Disregarded entity » du W-8BEN-E.
3. Remettez le formulaire du propriétaire, avec son nom en ligne 1 et le nom de la LLC en référence.
4. Ne signez pas un W-9 uniquement pour passer l'écran. Vous le certifiez sous peine de parjure.

Pour être aidé, voyez notre service de préparation du W-8BEN-E ou commencez par le diagnostic gratuit.

Questions fréquentes

Quelle différence entre le W-8BEN et le W-8BEN-E ?

Le W-8BEN est pour les personnes physiques, le W-8BEN-E pour les entités. Le formulaire W-8BEN-E dit : « For use by entities. Individuals must use Form W-8BEN. » Les instructions du W-8BEN-E rangent « You are a nonresident alien individual » parmi les cas où l'on n'utilise pas le W-8BEN-E. (Source : Form W-8BEN-E, en-tête ; Instructions for Form W-8BEN-E, « Do not use Form W-8BEN-E ».)

Ma LLC à associé unique remplit-elle un W-8BEN-E ?

En général non. « En général, une entité ignorée ne remet pas ce Form W-8BEN-E à un agent de retenue. À la place, le propriétaire de cette entité fournit la documentation appropriée. » (Source : Instructions for Form W-8BEN-E, Definitions ; traduction.)

Combien de temps un W-8BEN-E est-il valable ?

Jusqu'au dernier jour de la troisième année civile suivant la date de signature, sauf si un changement de situation rend une information inexacte. Un formulaire signé en 2026 vaut jusqu'au 31 décembre 2029. (Source : Instructions for Form W-8BEN-E, « Expiration of Form W-8BEN-E ».)

Dois-je remplir la ligne 5, le statut chapitre 4 ?

Les instructions disent que vous n'êtes tenu d'indiquer un statut chapitre 4 que si vous êtes le bénéficiaire d'un « withholdable payment » ou si vous documentez un compte financier détenu auprès d'une FFI qui demande le formulaire. (Source : Instructions for Form W-8BEN-E, Line 5 ; traduction.)

Et si le revenu est effectivement lié à une activité aux États-Unis ?

Sauf si vous demandez des avantages conventionnels ou si le revenu vous est attribué par une société de personnes, les instructions du W-8BEN-E renvoient alors au Form W-8ECI, et un W-8BEN-E déjà remis pour ce revenu « is no longer valid » (n'est plus valable). (Source : Instructions for Form W-8BEN-E, « Do not use Form W-8BEN-E ».)

Sources

Toutes les citations viennent des documents de l'IRS ci-dessous. Les passages en français entre guillemets sont des traductions de l'anglais, sauf les extraits laissés en anglais. Rev. October 2021 est la révision en vigueur du formulaire et de ses instructions au moment de la rédaction.

• Instructions for Form W-8BEN-E (Rev. October 2021)
• Form W-8BEN-E (Rev. October 2021)
• Instructions for Form W-8BEN
• Instructions for Form W-8ECI
• Form W-9 et ses instructions (Rev. March 2024)

Cette page applique les instructions de l'IRS. Elle ne constitue ni un conseil juridique ni un conseil fiscal, et ne couvre pas le droit fiscal du pays du propriétaire.