W-8 ou W-9 ? Le bon formulaire

Un client américain, Stripe, Amazon ou votre banque vous demande « un W-9 ». Votre LLC est américaine, alors cela paraît logique. Pour la plupart des LLC à associé unique détenues depuis l'étranger, ce n'est pourtant pas le bon formulaire. Cet outil applique les instructions de l'IRS à votre structure.

La règle en trois points

• Une LLC à associé unique est « disregarded » pour l'impôt américain. Le payeur regarde à travers elle, vers son associé. Les instructions du Form W-9 le disent : « If the owner of the disregarded entity is a foreign person, the owner must complete an appropriate Form W-8 instead of a Form W-9. This is the case even if the foreign person has a U.S. TIN. » Autrement dit, l'associé étranger remplit un W-8, même s'il a un numéro fiscal américain.
• L'associé choisit le W-8 qui lui correspond. Les instructions du Form W-8BEN-E précisent que l'associé unique, « if such owner is a foreign person, should provide Form W-8BEN or Form W-8BEN-E (as appropriate) ». Une personne physique remet un W-8BEN, une société étrangère un W-8BEN-E.
• Une LLC à plusieurs associés, ou une LLC imposée comme une société, est une « U.S. person ». Les instructions du W-9 incluent dans cette notion toute « partnership, corporation, company, or association created or organized in the United States ». Cette LLC remet un W-9 avec son propre EIN.

Quand c'est un W-8ECI

Si le revenu est effectivement rattaché à une activité aux États-Unis (par exemple si vous y avez des salariés, un bureau ou un agent dépendant), les instructions du W-8BEN-E vous renvoient vers le Form W-8ECI. Ce revenu est alors déclaré sur votre Form 1040-NR, ou sur un Form 1120-F si l'associé est une société étrangère. La plupart des fondateurs qui travaillent depuis l'étranger, sans salarié ni locaux aux États-Unis, ne sont pas dans ce cas. Voir notre fiche sur le revenu ECI.

Remplir le W-8BEN avec une LLC

• Nom : le vôtre, pas celui de la LLC. La LLC peut figurer dans les coordonnées de paiement, mais le formulaire certifie l'associé.
• Numéro fiscal : votre numéro fiscal étranger (ligne 6a). Un numéro américain n'est pas exigé dans la plupart des cas.
• Avantages conventionnels (Part II) : seulement si vous percevez des revenus de source américaine qui subiraient sinon une retenue, comme des redevances. Pour des prestations de services réalisées depuis l'étranger, il n'y a en général pas de retenue à réduire.

Questions fréquentes

Ma LLC a un EIN. Cela n'en fait-il pas un cas de W-9 ?

Non. Les instructions du W-9 sont claires : un associé étranger remet un W-8, même si lui ou la LLC a un numéro fiscal américain.

La plateforme ne propose qu'un W-9. Que faire ?

Cherchez l'option « not a US person » ou « foreign entity » dans les paramètres fiscaux. S'il n'y en a pas, contactez le support et citez l'instruction du W-9 ci-dessus.

Quel risque si je remets un W-9 par erreur ?

Le payeur vous traite comme une U.S. person : il peut émettre des formulaires 1099 au nom de la LLC, et l'IRS peut attendre des déclarations américaines qui ne correspondent pas à votre situation. Corriger ensuite prend du temps.

Est-ce un conseil fiscal ?

Non. L'outil applique les instructions de l'IRS à vos réponses. Les structures inhabituelles, comme les trusts ou les entités hybrides, demandent une analyse.