W-8BEN et W-8BEN-E depuis la Suisse : résidents suisses et sociétés suisses

Un payeur américain vous demande, depuis la Suisse, un « W-8BEN » ou un « W-8BEN-E ». Le premier est pour une personne, le second pour une société. Les deux indiquent au payeur que vous n'êtes pas une personne américaine et permettent de demander les taux réduits de la convention fiscale Suisse–États-Unis. Ce guide couvre le choix du formulaire, le numéro fiscal suisse à indiquer, les lignes de la convention et le cas d'une LLC américaine détenue depuis la Suisse. Les règles viennent des instructions de l'IRS pour les deux formulaires, des tableaux de conventions de l'IRS et de la fiche de l'OCDE sur les numéros fiscaux suisses.

En bref :

• Une personne résidant en Suisse : Form W-8BEN. Une société suisse (SA/AG, Sàrl/GmbH) : Form W-8BEN-E. (W-8ECI à la place pour des revenus effectivement liés à une activité aux États-Unis.)
• Une LLC américaine à associé unique détenue par un résident suisse : c'est le propriétaire qui remet un W-8BEN à son nom, pas la LLC.
• Numéro fiscal suisse : la Suisse désigne le numéro AVS pour les personnes physiques et le numéro IDE (CHE-…) pour les entités comme numéros d'identification fiscale pour l'échange automatique de renseignements (usage du numéro AVS restreint, voir plus bas).
• Taux de la convention (tableau de l'IRS) : 0 % sur les intérêts et les redevances, 15 % sur les dividendes (5 % pour une société qui détient directement au moins 10 % des actions avec droit de vote), contre 30 % sans demande au titre de la convention.
• Le formulaire va au payeur, jamais à l'IRS, et reste valable jusqu'à la fin de la troisième année civile suivant la signature, sauf changement de situation.

W-8BEN ou W-8BEN-E ?

Les instructions du W-8BEN disent de ne pas l'utiliser si « you are a foreign entity documenting your foreign status, documenting your chapter 4 status, or claiming treaty benefits. Instead, use Form W-8BEN-E. » Donc :

Pour la LLC américaine, le Form W-9 indique que si le propriétaire d'une entité ignorée est une personne étrangère, « the owner must complete an appropriate Form W-8 instead of a Form W-9. » Les instructions du W-8BEN permettent d'indiquer le nom et le numéro de compte de la LLC en ligne 7, le numéro de référence, pour que le payeur rattache le formulaire au compte.

Le numéro fiscal suisse (ligne 6a du W-8BEN, ligne 9b du W-8BEN-E)

Le W-8BEN demande le « foreign tax identifying number (FTIN) issued to you by your jurisdiction of tax residence ». Il est obligatoire dans certains cas, par exemple pour un compte auprès d'un bureau américain d'une institution financière qui reçoit des revenus déclarés sur Form 1042-S, et vous pouvez l'indiquer pour demander la convention à la place d'un numéro américain.

D'après la fiche remise par la Suisse à l'OCDE :

• Personnes physiques : le numéro d'assuré AVS est désigné « as the tax identification number for individuals in the context of AEOI » (échange automatique de renseignements).
• Entités : le numéro IDE (UID) est le numéro d'identification fiscale des entités pour l'échange automatique de renseignements, de structure CHE-999.999.99C.

La même fiche précise que l'utilisation systématique du numéro AVS est restreinte par le droit suisse : le numéro « must remain confidential » et ne peut être utilisé systématiquement que par les institutions financières des juridictions partenaires de la Suisse pour l'échange automatique de renseignements. Les instructions de l'IRS ne désignent aucun numéro suisse. En cas de doute sur le numéro à remettre à un payeur américain, demandez au payeur ou à un conseiller suisse ; Melya ne conseille pas sur les règles suisses.

Demander la convention Suisse–États-Unis

Sur le W-8BEN (Part II) : la ligne 9 indique le pays de résidence au sens de la convention, ici la Suisse. La ligne 10 ne sert que pour les demandes qui supposent des conditions supplémentaires ; les instructions précisent qu'elle n'est en général pas applicable aux intérêts ni aux dividendes (sauf les dividendes à taux préférentiel liés à la détention), mais qu'elle est nécessaire pour les redevances quand la convention prévoit des taux différents selon leur type, et pour les bénéfices d'entreprise non attribuables à un établissement stable.

Sur le W-8BEN-E (Part III) : la ligne 14a indique le pays de résidence, et, en ligne 14b, la société certifie qu'elle perçoit le revenu et qu'elle remplit la clause de limitation des avantages de la convention, s'il y en a une (« meet the limitation on benefits provision contained in the treaty, if any »), puis coche le critère qu'elle remplit. Pour une société suisse, cette clause est l'article 22 de la convention ; le critère que la société remplit dépend de ses associés et de son activité, à vérifier avant de signer. Une société suisse qui demande le taux de 5 % sur les dividendes remplit aussi la ligne 15 (taux et conditions particuliers), en citant l'article 10(2)(a).

Le tableau de conventions de l'IRS donne pour la Suisse :

L'IRS prévient que ce tableau « is not a comprehensive guide to all eligibility requirements » ; il signale par exemple un taux de 30 % pour la Suisse sur les intérêts conditionnels (contingent interest) qui ne sont pas des intérêts de portefeuille. Notre guide de la convention Suisse–États-Unis traite des bénéfices d'entreprise, de l'établissement stable et du Form 8833.

Durée de validité, et à qui l'envoyer

Selon les instructions du W-8BEN, un formulaire reste en général en vigueur à partir de sa signature et jusqu'au « last day of the third succeeding calendar year, unless a change in circumstances makes any information on the form incorrect ». Si vous avez demandé la convention et quittez la Suisse, ou partez vivre aux États-Unis, vous devez prévenir le payeur dans les 30 jours. Le formulaire n'est jamais envoyé à l'IRS : vous le remettez au payeur, à la plateforme ou à la banque qui le demande.

Ce que fait Melya

Melya prépare, pour votre signature, le W-8BEN ou le W-8BEN-E qui correspond à votre structure, pour 69 $. Le paramétrage fiscal des plateformes (79 $) met le bon W-8, la demande au titre de la convention et des noms concordants dans Stripe, Amazon, PayPal ou Upwork. Melya signe en tant que préparatrice rémunérée les déclarations qu'elle prépare ; elle ne représente pas ses clients devant l'IRS et ne conseille pas sur les règles fiscales suisses.

Questions fréquentes

Quel W-8 une Sàrl ou une SA suisse remet-elle à un client américain ?

Le W-8BEN-E, au nom de la société, avec son numéro IDE comme numéro fiscal étranger, et la Suisse en ligne 14a si elle demande la convention.

Je vis en Suisse et je détiens une LLC américaine. Qui signe ?

Si la LLC a un seul associé et n'a pas opté pour l'impôt sur les sociétés, c'est vous, sur un W-8BEN à votre nom (un W-8ECI à la place si le revenu est effectivement lié à une activité aux États-Unis). Le nom de la LLC peut figurer en ligne 7.

Puis-je indiquer mon numéro AVS sur le W-8BEN ?

La Suisse désigne le numéro AVS comme numéro d'identification fiscale des personnes physiques pour l'échange automatique de renseignements, mais le droit suisse en restreint l'utilisation systématique et précise qu'il « must remain confidential ». Les instructions de l'IRS ne désignent aucun numéro suisse. Demandez au payeur quel numéro il lui faut, ou à un conseiller suisse ; Melya ne conseille pas sur les règles suisses.

Quelle retenue s'applique sans W-8 ?

Sans documentation valable, un payeur américain peut devoir appliquer les règles de présomption et retenir 30 % sur les revenus de source américaine comme les dividendes, les intérêts ou les redevances. Notre guide des formulaires W-8 explique le côté du payeur.

Le W-8 remplace-t-il une déclaration américaine ?

Non. Il documente votre statut auprès d'un payeur. Savoir si vous ou votre LLC devez aussi déposer une déclaration américaine (Form 1040-NR, Form 5472) est une autre question.

Sources

• IRS, Instructions du Form W-8BEN (Rev. octobre 2021) : qui l'utilise, lignes 6a, 7, 9 et 10, expiration, changement de situation.
• IRS, Instructions du Form W-8BEN-E (Rev. octobre 2021) : lignes 14a et 14b, limitation des avantages.
• IRS, Tax Treaty Tables, tableau 1 : taux pour la Suisse.
• IRS, documents de la convention fiscale États-Unis–Suisse : articles 10, 11, 12 et 22.
• OCDE, Switzerland: Information on Tax Identification Numbers : numéro AVS et numéro IDE.
• IRS, Form W-9 (Rev. mars 2024) : propriétaire étranger d'une entité ignorée.