Qu'est-ce que le Reference ID Number sur le Form 5472 ?

En résumé :

• Le reference ID number sur le Form 5472 est un identifiant alphanumérique établi par ou pour le compte de la reporting corporation afin d'identifier de manière unique un actionnaire étranger à 25 % ou une partie étrangère liée.
• Il n'est obligatoire que lorsque l'actionnaire étranger n'a pas de numéro d'identification fiscal américain (tel qu'un SSN, un ITIN ou un EIN), bien que les déclarants soient autorisés à fournir à la fois un EIN et un reference ID number.
• Vous n'en faites pas la demande auprès de l'IRS : votre entreprise l'attribue elle-même (jusqu'à 50 caractères, lettres et chiffres uniquement, sans espaces ni caractères spéciaux) et doit l'utiliser de manière cohérente année après année.

Qu'est-ce que le reference ID number ?

Selon les instructions de l'IRS pour le Form 5472, un reference ID number est un numéro d'identification établi par ou pour le compte de la reporting corporation identifiée dans la Partie I. Il est attribué aux actionnaires étrangers à 25 % et/ou aux parties étrangères liées pour lesquels la déclaration sur le Form 5472 est requise.

Ces numéros sont utilisés pour identifier de manière unique l'actionnaire étranger à 25 % ou la partie étrangère liée afin d'assurer le suivi de cette personne étrangère d'une année fiscale à l'autre.

Que renseigner sur le Form 5472

Lors du remplissage de la Partie II du Form 5472, des règles spécifiques régissent l'endroit et la manière dont ce numéro doit être déclaré :

• Où le renseigner : inscrivez le reference ID number de l'actionnaire sur les lignes 4b(2), 5b(2), 6b(2) ou 7b(2) pour chaque actionnaire étranger à 25 % listé dans la Partie II, si nécessaire.
• Quand est-il obligatoire : un reference ID number n'est obligatoire que dans les cas où aucun numéro d'identification américain n'a été inscrit sur la ligne précédente (lignes 4b(1), 5b(1), 6b(1) ou 7b(1)). Pour les particuliers, un numéro d'identification américain désigne un numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d'identification individuel de contribuable (ITIN) délivré par l'IRS. Pour toutes les autres entités, il désigne un Employer Identification Number (EIN).
• Indiquer les deux numéros : les déclarants sont explicitement autorisés à renseigner à la fois un EIN et un reference ID number. Le cas échéant, indiquez le reference ID number que vous avez attribué à l'actionnaire étranger à 25 %.
• Format et caractères : le reference ID number doit être alphanumérique, ce qui signifie qu'il peut être alphabétique, numérique ou toute combinaison des deux. Aucun caractère spécial ni espace n'est autorisé.
• Limite de caractères : la longueur d'un reference ID number donné est limitée à un maximum de 50 caractères.
• Cohérence d'une année sur l'autre : le même reference ID number doit être utilisé de manière cohérente d'une année fiscale à l'autre pour un actionnaire étranger à 25 % ou une partie étrangère liée donné(e).
• Pas de réutilisation des numéros retirés : si, pour une raison quelconque, un reference ID number cesse d'être utilisé (par exemple, si l'actionnaire étranger à 25 % ou la partie étrangère liée n'existe plus en raison d'une cession ou d'une liquidation), ce reference ID number ne peut pas être réutilisé pour un autre actionnaire étranger à 25 % ou une autre partie étrangère liée aux fins de la déclaration sur le Form 5472.
• Fusions et acquisitions : l'IRS donne cet exemple : si un actionnaire étranger à 25 % ou une partie étrangère liée est impliqué(e) dans une fusion ou une acquisition, le déclarant doit utiliser un reference ID number qui corrèle le numéro précédent avec le nouveau numéro attribué à cette partie.

Ce que vous ne devez pas supposer

• Ne supposez pas que vous devez demander un numéro à l'IRS : étant donné que les reference ID numbers sont établis par ou pour le compte de la reporting corporation qui dépose le Form 5472, il n'est pas nécessaire de faire une demande auprès de l'IRS pour obtenir un reference ID number ou pour demander l'autorisation d'utiliser ces numéros.
• Ne supposez pas que les espaces ou les symboles sont autorisés : l'IRS indique qu'aucun caractère spécial ni espace n'est autorisé. Utilisez uniquement des lettres et des chiffres.
• Ne supposez pas que vous pouvez réattribuer un ancien numéro : vous ne pouvez pas recycler un numéro existant pour un nouvel actionnaire ou une nouvelle partie liée, même si l'ancien propriétaire a liquidé ou cédé sa participation.
• Ne supposez pas qu'il est toujours obligatoire : si un actionnaire étranger personne physique dispose d'un SSN ou d'un ITIN, ou si une entité a un EIN inscrit sur la ligne précédente, un reference ID number n'est pas obligatoire (bien que renseigner à la fois un EIN et un reference ID number soit autorisé).

Quand demander de l'aide

L'attribution des identifiants fiscaux et le maintien de la cohérence d'une année sur l'autre sont essentiels pour éviter les anomalies déclaratives. Vous devriez envisager de demander de l'aide si :

• Vous devez déterminer si un propriétaire étranger ou une partie liée a besoin d'un ITIN, d'un EIN ou d'un reference ID number interne.
• Vous ne savez pas comment corréler un nouveau reference ID number avec le précédent après une fusion, une acquisition ou un changement de propriétaire.
• Vous mettez en place la déclaration Form 5472 pour la première fois et souhaitez vous assurer que la tenue de vos registres et le suivi des actionnaires répondent aux exigences de l'IRS pour vos futures déclarations.

Ce que fait / ne fait pas Melya

Pour que les attentes restent claires et transparentes, voici ce que Melya fait et ne fait pas :

• Ce que fait Melya :
  • Nous préparons les documents fiscaux américains (tels que le Form 5472 et le pro forma Form 1120) pour les propriétaires non américains de LLC américaines.
  • Nous préparons vos déclarations pour votre signature et les transmettons par fax à l'IRS avec un récépissé de transmission confirmant l'envoi.
  • Nous fournissons des services transparents à prix fixe avec des périmètres d'intervention clairs.
• Ce que Melya ne fait PAS :
  • Nous ne fournissons pas de conseils juridiques.
  • Nous ne fournissons pas de conseils fiscaux concernant votre pays de résidence (comme la France ou la Suisse) ; vous devez consulter un professionnel local qualifié dans votre juridiction pour les obligations de votre pays de résidence.
  • Nous ne représentons pas les clients devant l'IRS. Le fondateur de Melya est titulaire d'un PTIN (Preparer Tax Identification Number) de l'IRS et n'est pas un CPA, Enrolled Agent (EA), CAA ou avocat.
  • Nous ne télétransmettons pas par voie électronique (e-file) le Form 5472 et le pro forma Form 1120, car l'IRS exige que les domestic disregarded entities détenues par des étrangers soumettent ces formulaires par fax ou par courrier.
  • Nous ne prétendons pas que l'IRS « accepte » ou « accuse réception » d'une déclaration sur la base de la transmission (un rapport de transmission de fax prouve la remise/l'envoi, pas l'acceptation), et nous ne garantissons aucune exonération de pénalités ni aucun résultat particulier.

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